H2O space ウェブサイトには欠かせない問い合わせフォーム。そこで入力された情報はどうされていますか？
多くの場合、メールアドレスにメールとして送信されるだけで、後はメールソフト上で管理されているでしょう。しかしこれを、kintoneと連携させると非常に便利でした。
kintone連携のメリット
ステータス管理ができる
問い合わせに返信したかどうかや、継続中なのか完了したのかなどをメールソフトの機能でまかなうと、間違いが起こります。特に担当者が複数いる場合などは間違いが起こりやすくなります。
kintoneには「プロセス管理」機能があり、今そのレコードがどのような状態であるかを管理することができます。筆者の場合、次のように「未処理」「処理中」「完了」というシンプルなプロセス管理で管理しています。また「スパム」というステータスを追加することで、スパムメールを排除してリストから見えなくしています。（念のため削除はしていません）
担当者を振り分けられる
kintoneのプロセス管理機能では、担当者を設定できます。先のステータス管理と合わせれば、今自分が抱えている問い合わせの案件を常に把握できます。
社内のコミュニケーションができる
kintoneのコメント欄を利用すれば、返答の前に社内の関係者で回答内容を検討することなども可能です。
過去のお問い合わせ内容を検索、集計できる
こうして蓄積したお問い合わせ情報は、後から参照可能なナレッジベースとして利用できます。2度目以降の問い合わせに前回のやりとりを参照したり、時間帯別や月別の集計を参照するなども可能です。
安全性が高い
お問い合わせ内容をデータベース化するという意味では、WordPressのプラグインなどにも対応したものがあったり、プログラムを開発することはできます。
しかし、ウェブサーバー上のデータベースに個人情報を格納するのは危険で、厳重に安全対策がとられたサーバーで管理するべきでしょう。
その点、kintoneはサイボウズの基盤上で運営されており、多重化された安全対策が施されているので安心して保管できます。
プラグインで実装する
WordPressの場合、フォームプラグインとして「Contact Form 7」と「MW WP Form」があります。基本的にはこれらのフォームは、先の通り管理者メールアドレスに送信するだけですが、アドオンを追加することで kintoneと連携することができます。
MW WP Form用のプラグイン
Contact Form 7用のプラグイン
フォームサービスで実装する
WordPressなどを利用していない場合は、フォーム制作サービスを利用すると良いでしょう。kintoneと接続できるサービスがあります。
オリジナルプログラムで実装する
プラグインやフォーム制作サービスの場合、フォームの作りには若干の制限があったり、月額の費用が発生します。そこで、複雑なフォームを作りたい場合などはオリジナルプログラムで実装すると良いでしょう。
PHPなどの場合は、「Cybozu HTTP client for PHP」などのライブラリーがあります。詳しい使い方は、以下のエントリーで紹介しています。
H2O spaceでは、kintoneと連携したフォーム開発をお手伝いする事ができますので、お気軽にお問い合わせください。